Att planera en
kan vara en mångfacetterad uppgift med många föränderliga moment. Från att klargöra ändamålet till att till sist genomföra tillställningen finns det många avgöranden att ta. Tyvärr är det vanligt att gå vilse på stigen. Genom att vara kunnig om och avstå från några vanliga problem kan du dock bevara både timmar och ekonomi, reducera pressen och särskilt höja möjligheterna för en verkligt lyckad och oförglömlig konferens. Här är 10 frekventa fel du bör se upp med då du organiserar ditt nästa tillställning.
1. Diffust Syfte och Mål
Att dyka direkt in sökandet efter plats utan att först ha tydligt för sig vad tillställningen ska uppnå är ett typiskt misstag. Om du saknar specifika mål blir det svårt att avgöra om en lokal eller ett arrangemang verkligen är rätt.
Så undviker du det:
I förväg du tar något annat, definiera ändamålet med din konferens. Vad vill du att besökarna ska känna, veta eller genomföra i efterhand? Etablera specifika och uppföljningsbara intentioner. Låt dessa mål sedan vägleda ditt beslut av eventlokal och programinnehåll.
2. Att Ej Känna Sin Målgrupp
En plats och ett schema som är idealiskt för en samling kan vara helt olämpligt för en övrig. Att inte känna till besökarnas behov och förväntningar kan orsaka svagt deltagande och missbelåtenhet.
Hur förebygger du det:
Undersök så mycket som möjligt om din målgrupp. Vilka är de? Vad har de för förkunskaper och intressen? Vilka är deras praktiska önskemål gällande till exempel åtkomst och teknik?
3. Försumma Finanserna
Att bli betagen i en fantastisk plats utan att ha kontroll över den totala kostnaden, eller att helt enkelt sakna en välplanerad ekonomisk planering från utgångspunkt, är en säker stig mot monetära svårigheter.
Så undviker du det:
Skapa en detaljerad konferensbudget i ett initialt fas. Ta med alla möjliga avgifter – lokalhyra, teknologisk utrustning, förtäring, talare, material, marknadsföring och en post för oförutsedda utgifter.
4. För Sen Bokning
Många väntar för länge med att reservera sin konferenslokal. Effekten blir ofta ett begränsat sortiment, högre kostnader och att man kanske inte får de perioder man främst vill ha.
Hur undviker du det:
Inled förberedelse- och säkringsprocessen i tidigt, särskilt om ni strävar efter eftertraktade platser eller under toppsäsong. Sex till tolv månaders planering är inte ovanligt för större tillställningar.
5. Att Inte Utföra en Ordentlig Platsbesiktning
Bilder och presentationer på en nätplats kan vara attraktiva, men de förmedlar sällan hela upplevelsen. Att boka en plats utan att ha sett den (eller åtminstone gjort en noggrann digital visning) är riskabelt.
Så förebygger du det:
Se alltid de arenor som är era toppkandidater. Om ett direkt granskning är ogörligt, be om en omfattande direktsänd videorundtur. Förstå vad du ska granska under ett besiktning av platsen.
6. Ignorera Den tekniska utrustningen
Att ta för givet att all erforderlig digital utrustning som Wi-Fi, AV-apparatur eller faciliteter för blandade möten finns på plats och opererar problemfritt kan skapa stora svårigheter på dagen för konferensen.
Hur förebygger du det:
Precisera tydligt era digitala krav för konferensen när ni efterfrågar kostnadsförslag. Verifiera vad som omfattas, vilka utgifter som läggs till och vilken digital hjälp som erbjuds. Om möjligt, testa kritisk hårdvara i förtid.
7. Förbise Det Finstilta i Kontraktet
Ett påskrivet överenskommelse är ett juridiskt bindande kontrakt. Att ej noggrant granska alla klausuler, särskilt gällande annulleringsvillkor, modifieringsavgifter och vad som inträffar vid oväntade situationer, kan bli mycket dyrt.
Så förebygger du det:
Studera varje paragraf i kontraktet omsorgsfullt. Formulera frågor om allt som är diffust. För större och mer omfattande events kan det vara rådligt att låta en jurist undersöka kontraktet.
8. Bristfällig Dialog med Konferensstället
Otillräcklig eller oklar kommunikation med mötesplatsens medarbetare inför och under tillställningen kan orsaka förvirring, inkorrekta arrangemang och omotiverad press.
Hur förhindrar du det:
Etablera en god och transparent dialog med er kontaktperson på platsen. Verifiera alla detaljer och beslut skriftligen. Ha återkommande genomgångar.
9. Bagatellisera Förplägnadens vikt
Hungriga och vätskebehövande deltagare är sällan nöjda besökare. Att spara in på förtäring och fika, eller att inte ta hänsyn till olika dietrestriktioner, kan reducera totalupplevelsen markant.
Så förhindrar du det:
Se catering som en viktig del av konferensupplevelsen. Utse matservering med eftertanke, erbjud mångfald och säkerställ att det finns lämpliga val för deltagare med specialkost och intoleranser.
10. Avsaknad av Alternativ plan
Även den mest genomtänkta organiseringen kan drabbas av oväntade utmaningar – en föreläsare blir sjuk, teknologin strular, eller väderförhållandena slår om vid ett arrangemang utomhus.
Så förhindrar du det:
Identifiera tänkbara sårbarheter för just er evenemang. Ha en reservplan för de mest kritiska delarna, oberoende av om det berör reservtalare, kompletterande teknologisk assistans eller andra aktiviteter inomhus.
Slutsats
Att arrangera en konferens är en givande men krävande uppgift. Genom att kringgå dessa vanliga fallgropar lägger du en pålitlig bas för ett tillställning som inte bara uppfyller sina målsättningar utan också ger gästerna en tillfredsställande och ihågkommen tid. Använd den här sammanställningen som en checklista i din egen förberedelsearbete – lycka till!